על איחזור מידע בתוכנה להנהלת חשבונות 

במאמר זה נסקור את הכלים העיקריים שעומדים לרשות המשתמש לאיחזור מידע כמקובל בתוכנות המודרניות להנהלת חשבונות.

איחזור מידע במסכי המערכת – הממשק העיקרי בין המשתמש לתוכנת הנהלת החשבונות מתבצע באמצעות מסכי העבודה, בעיקר משום שאלה משמשים להזנת הנתונים למערכת. תוכנות הנהלת חשבונות מודרניות מספקות למשתמש כלים לאיחזור נתונים כך שהמשתמש יכול לאחזר מידע ישירות למסכי העבודה מבלי להזדקק לדוחות יעודיים כפי שהיה מקובל בתוכנות הנהלת החשבונות של הדור הקודם. היתרון העיקרי של גישה זו בא לידי ביטוי בכלים האינטראקטיביים שמספק המסך לטיפול ברשומות המידע שהם במידה רבה דימוי של עבודה בגיליון אלקטרוני, כמו צביעת הרשומות לפי חוקים שהוגדרו מראש, ביצוע מיונים, סיכומים וביצוע פעולות עידכון גורפות. אם לא די בכל אלה מאפשרות התוכנות המודרניות להנהלת חשבונות להעביר את כל הרשומות שנשלפו למסך העבודה לגיליון אלקטרוני לצורך ביצוע עיבודים שאינם ניתמכים במסכי המערכת.

כדי להקל עוד על המשתמש לאיחזור המידע למסכי המערכת, כוללות תוכנות מודרניות להנהלת חשבונות, כלים להגדרת שליפות מובנות של נתונים שהמשתמש חוזר עליהן לעיתים תכופות כמו "כל החשבוניות שנרשמו במהלך החודש האחרון". לאחר שמגדירים שליפת מובנית מעין זו של נתונים יכול המשתמש להפעילה כאשר הוא במסך המתאים (מסך חשבוניות בדוגמא שהובאה כאן) בהקלקה על מקש הפעלה אחד.

איחזור מידע באמצעות כלי BI – כלי ה BI הם תוספת חשובה ליכולת של המשתמש לאחזור נתונים מתוך תוכנת הנהלת החשבונות ולניתוחם. הייחוד של כלים אלה מתבטא בתצוגה הדינאמית של הנתונים, כאשר המשתמש יכול "לפלח" את הנתונים לפי קריטריונים שונים. נניח שהמשתמש רוצה ללמוד מסך החשבוניות שהופקו בחודש האחרון, מי היו הלקוחות המובילים ומה היה סך החיובים לכל אחד מהם. כלי ה BI מאפשרים זאת. המשתמש יכול להמשיך ולתחקר בתוך אותה תצוגה, מה היתה התפלגות החשבוניות שהוצאו לכל לקוח ולקוח מבחינת התפלגות החיובים לפי המוצרים בהם חוייב.

למעשה, יש בכלי ה BI יכולת שעד לפיתוחו (או בהעדרו) נדרש המשתמש לעבוד ולעיין במספר רב של דוחות בעת ובעונה אחת.